Автоматизація HR та рекрутингу у будівництві: стратегічна перевага для сучасних компаній

Будівельна галузь сьогодні переживає період інтенсивних змін. Конкуренція, динамічний ринок праці та постійне прагнення до ефективності вимагають від компаній перегляду традиційних підходів до управління. В цьому контексті ефективний HR та рекрутинг перестають бути просто адміністративними функціями і перетворюються на ключовий рушій успіху. Проте, багато будівельних компаній все ще покладаються на застарілі методи, що призводить до значних втрат часу, ресурсів та цінних кадрів.

Типові виклики HR у будівельній компанії: чому "по-старому" вже не працює?

Будівельна сфера має свою специфіку, яка посилює традиційні проблеми HR. Відсутність автоматизації створює низку серйозних перешкод на шляху до ефективного управління персоналом.

1. Хаос у даних та відсутність прозорості

Чи знайома вам ситуація, коли дані про працівників розкидані по десятках Excel-файлів, поштових скриньках та паперових теках?

З чим стикаються HR у галузі:

1. Децентралізоване зберігання інформації. Відпустки, лікарняні, особисті дані, історія працевлаштування — все це ведеться вручну, часто різними співробітниками та за різними стандартами. Як наслідок, ніхто не має повної та актуальної картини.
2. Відсутність єдиної оргструктури. Новачкам важко зрозуміти, хто до кого звертатися, бо актуальної схеми підпорядкування просто не існує. Це шкодить комунікації, уповільнює адаптацію та заважає плануванню розвитку команди.
3. Неконтрольований доступ до даних. Або всі бачать усе, або ніхто. Це створює ризики для безпеки конфіденційної інформації та ускладнює дотримання політик приватності.

Подібні організаційні проблеми значно знижують ефективність роботи HR-відділу та ускладнюють аналітику.

2. Неефективний рекрутинг та проблема "кадрового голоду"

Будівельна галузь постійно потребує кваліфікованих робітників, інженерів, менеджерів проєктів. Проте закриття вакансій часто перетворюється на справжній квест.

Типові проблеми в процесі найму:

1. Застарілі канали пошуку. Якщо компанія покладається лише на "сарафанне радіо" або загальні дошки оголошень, вона втрачає доступ до широкого пулу талановитих кандидатів.
2. Дублювання кандидатів. Рекрутери витрачають дорогоцінний час, обробляючи одних і тих же кандидатів з різних джерел, адже немає централізованої бази для їх відстеження. Це знижує швидкість найму та збільшує навантаження на команду.
3. Довгий та несистемний період адаптації. Новачки отримують доступи, інструкції та документи з запізненням, з різних джерел, без єдиного плану. Це призводить до тривалої адаптації, знижує їхню продуктивність та збільшує ризик швидкого звільнення. Відсутність чіткого процесу звільнення також є проблемою, адже знання не передаються, а доступи можуть залишитися відкритими.

Ці виклики безпосередньо впливають на швидкість розвитку компанії та її здатність реалізовувати проєкти.

3. Бюрократичні перепони та уповільнення процесів

Ручні операції та відсутність єдиних стандартів створюють значні затримки та спричиняють численні помилки.

Особливо це відчувається в таких аспектах:

1. Ручне управління відпустками та відсутностями. Працівники надсилають запити у месенджери, HR-и забувають їх фіксувати, керівники не встигають погоджувати. Це призводить до плутанини в нарахуваннях, затримок у плануванні та зайвої напруги в колективі.
2. Відсутність чітких інструкцій. Кожен керівник "вводить в курс справ" по-своєму, без єдиної логіки. Це стосується не лише адаптації, а й інших HR-процесів, таких як оцінка ефективності, навчання або переведення.

І це все лиш верхівка айсберга.

Автоматизація як відповідь: переваги та можливості HRM-систем

Впровадження сучасної HRM-системи — це стратегічна інвестиція, яка дозволяє будівельним компаніям подолати вищезгадані виклики та значно підвищити ефективність.

Що таке HRM-система? Це рішення, яке забирає на себе рутину та повторювані задачі, такі як відпустки, облік, звіти тощо. Тобто усі ці процеси стають автоматизованими.

Централізоване управління даними та повна прозорість

HRM-система стає єдиним джерелом інформації:

1. Єдина база даних. Вся інформація про співробітників, їхні компетенції, історія працевлаштування, відпустки, лікарняні, результати оцінок — зберігається в одному місці. Це забезпечує актуальність даних та миттєвий доступ до них.
2. Прозора оргструктура. Система дозволяє легко візуалізувати та оновлювати організаційну структуру компанії, що допомагає новачкам швидше адаптуватися та покращує внутрішню комунікацію.
3. Контрольований доступ. Можливість налаштовувати рівні доступу до інформації гарантує її безпеку та відповідність внутрішнім політикам та вимогам GDPR.

Завдяки цим можливостям, компанія отримує повний контроль над даними та процесами, що є фундаментом для ефективного управління.

Революція у рекрутингу та адаптації

Автоматизація змінює підхід до найму персоналу будівельної компанії, роблячи його швидшим, ефективнішим та більш результативним:

1. Системи відстеження кандидатів (ATS). Інтегровані ATS-модулі автоматизують весь цикл рекрутингу: від публікації вакансій на різних платформах до збору резюме, ведення комунікації з кандидатами та планування співбесід. Це значно скорочує час на найм будівельників та мінімізує рутинну роботу рекрутерів.
2. Робота з дублями. Сучасні системи легко ідентифікують та об'єднують профілі дублікатів кандидатів, що дозволяє рекрутерам працювати з чистою, єдиною базою даних.
3. Автоматизований онбординг та офбординг. Завдяки системі, процес адаптації стає структурованим та прозорим. Новачки отримують всю необхідну інформацію та завдання автоматично, а HR-менеджери можуть відстежувати їхній прогрес. При звільненні система забезпечує передачу знань та безпечне відключення доступів.

Ці переваги підтверджуються цифрами. 

Дослідження Deloitte, показало, що організації, які впровадили автоматизацію управління персоналом, спостерігали скорочення часу, витраченого на адміністративні завдання, на 29%, що дозволило фахівцям з управління персоналом більше зосередитися на стратегічних ініціативах. 

Крім того, звіт McKinsey показав, що компанії можуть заощадити до 40% на операційних витратах на управління персоналом завдяки впровадженню технологій автоматизації.

Реальна історія успішного впровадження системи автоматизації

Щоб не бути голослівними, розгляньмо реальний приклад успішної автоматизації HR-процесів. Компанія «Viyar» — український лідер на ринку меблевих комплектуючих та супутніх послуг. Це команда професіоналів, яка пропонує товари, виробничі послуги та реалізує проєкти будь-якої складності «під ключ».

За словами Тетяни Режевської, керівника відділу з підбору персоналу компанії «Viyar», головною цінністю компанії є працівники, і політика «Viyar» спрямована на постійний розвиток. До початку 2022 року HR-менеджери та рекрутери «Viyar» використовували здебільшого іноземні сервіси. Однак, з початком повномасштабного вторгнення, компанія свідомо вирішила перейти виключно на українські продукти, зокрема, систему автоматизації рекрутингу.

Після тестування функціоналу кількох систем, вибір пав на HURMA System. Рекрутери одразу відзначили приємний інтерфейс, корисні інтеграції з Google-сервісами та зручність системи. Логіка подачі рекрутингових алгоритмів вразила, дозволяючи знайти потрібну функцію та дані за лічені секунди.

Цікаво, що на початку впровадження системи у «Viyar» користувачів було всього 8. Зрозуміти, як використовувати весь функціонал HURMA «на повну», допомагали вбудовані чати та онлайн-зустрічі з командою Customer Success. Наразі в системі працює вже 15 рекрутерів. Саме завдяки такому стрімкому зростанню команди з найму чисельність персоналу компанії «Viyar» перевищила 5 тис. осіб.

«Для нас майже неможливо працювати без системи автоматизації. Наразі в базі понад 10 тис. резюме», — зазначає Тетяна Режевська.

Як «Viyar» використовує HURMA для автоматизації рекрутингу:

• Модуль рекрутингу (ATS) HURMA дає чітке розуміння етапів найму та вибудовує прозорий кастомізований процес роботи як з кожним кандидатом, так і кожною вакансією.
• До кожної вакансії автоматично додається кастомізована kanban-дошка, по якій зручно пересувати кандидатів залежно від етапу рекрутингової воронки.
• Є можливість прив’язати автоматичне надсилання листів при переході кандидата на певний етап, обираючи серед наявних шаблонів або завантажуючи власний текст.
• Серед улюбленого функціоналу рекрутерів «Viyar» — аналітика рекрутингу. Можливість переглядати етапи вакансії за джерелами та рекрутерами дозволяє визначити найбільш конверсійні джерела та найефективніших рекрутерів.
• «Viyar» також використовує «на повну» інтеграцію Hurma з job-порталами. Вона дозволяє автоматично розміщувати вакансії на сайтах, отримувати відгуки прямо в системі та бачити, які канали працюють найкраще.

Для наочності, демонструємо простий інтерфейс української HRM+ATS для будівельної індустрії:

І це лиш одна з багатьох переваг – навчання по системі мінімальне, адже вона адаптована для різних користувачів.

Якщо ви прагнете прокачати управління та рекрутинг у будівництві, спробуйте безплатне демо HURMA та переконайтесь, що будь-яка амбітна мета може бути реалізована!

Висновки

Будівельна галузь перебуває на порозі цифрової трансформації. Компанії, які усвідомлюють важливість HR-стратегії в будівельній компанії та інвестують в автоматизацію, отримують значні конкурентні переваги. 

HRMS для будівництва — на сьогодні нагальна потреба, що дозволяє подолати кадровий голод, оптимізувати процеси та побудувати міцний фундамент для майбутнього зростання.

Не відкладайте впровадження сучасних рішень — інвестуйте в майбутнє свого будівельного бізнесу вже сьогодні разом з HURMA!

Джерело: HURMA

Інформацію опубліковано на правах реклами